Willkommen zum GoFAST-Tutorial über die Verwendung der elektronischen Signatur.
Um ein Dokument in GoFAST unterschreiben zu lassen, müssen Sie einen neuen Prozess zur Verbreitung von Dokumenten erstellen und sicherstellen, dass die unterzeichnenden Benutzer Zugriff auf die zu unterzeichnenden Dokumente haben.
Ein neuer Sendeprozess kann über das Symbol "Zahnräder" im Schnellzugriffsmenü erstellt werden...
Aus dem Inhaltskorb...
Oder direkt über den Reiter "Aufgaben", der mit einem Inhalt verknüpft ist.
Beachten Sie, dass die beiden letzten Optionen den Vorteil haben, dass die zu verteilenden Dokumente vorab mit Informationen versehen werden.
Geben Sie einen Titel sowie ein Fälligkeitsdatum für Ihren Prozess an.
Achtung : Ein Prozess gilt als abgelaufen, sobald das Datum erreicht ist.
Wählen Sie die Dokumente, die Sie zur Unterschrift vorlegen möchten...
Wenn es sich bei diesen Dokumenten um bearbeitbare Versionen handelt, müssen sie vor der Bestätigung oder Unterzeichnung veröffentlicht, d. h. als .pdf-Datei gespeichert werden.
Anschließend können Sie so viele Arbeitsschritte, Freigaben und Unterschriften hinzufügen, wie Sie möchten.
Wenn Sie einen Schritt hinzufügen, füllen Sie den Namen des betreffenden Nutzers und die entsprechende Schrittoption aus. Für den Schritt des Unterschreibens wählen Sie zunächst einen Unterzeichnertyp.
Ein GoFAST-Benutzer muss in seinem Profil eine Mobiltelefonnummer angegeben haben, um ein gültiger Unterzeichner zu sein.
Sie können auch eine Kontaktperson um eine Unterschrift bitten, d.h. eine Person, die die GoFAST-Plattform nicht nutzt, sofern Sie alle geforderten Informationen ausfüllen.
Wählen Sie dann die Position der Unterschrift. Beachten Sie, dass ein Dokument in GoFAST mit bis zu sechs Signaturen versehen werden kann.
Wählen Sie schließlich die Art der Zuweisung.
Um rechtsgültig zu sein, muss die elektronische Signatur eine doppelte Authentifizierung beinhalten, die vom Anbieter Yousign gewährleistet wird.
Nun müssen Sie nur noch auf "Senden" klicken, um Ihren Prozess zu starten.
Es ist möglich, Prozessvorlagen zu erstellen, um sie wiederzuverwenden. Das Formular ist identisch, schlägt aber vor, die Vorlage zu erstellen, anstatt den Prozess zu senden.
Ein GoFAST-Benutzer erhält Unterschriftenanfragen in der Rubrik "Meine aktuellen Aufgaben" des Symbols "Zahnräder",
und in der Box "Meine Aufgaben", die sich auf dem Dashboard befindet.
Wenn der Benutzer auf "Aufgabe ausführen" klickt, wechselt er in die Yousign-Oberfläche.
Dort kann er die zu unterzeichnenden Dokumente sowie den Verlauf des Prozesses einsehen.
Sie müssen die Dokumente ganz nach unten durchsuchen, damit die Option zum Unterschreiben verfügbar wird.
Beim Versand mehrerer Dokumente kann man auswählen, welche davon unterschrieben werden sollen und welche nicht.
Wenn der Nutzer auf "Unterschreiben" klickt, erhält er einen Code per SMS schreiben, um die doppelte Authentifizierung zu bestätigen.
Bei der Unterschrift kann man zwischen einer kalligrafischen Schrift oder einer mit der Maus gezeichneten Unterschrift wählen.
Die so erstellte und signierte Publikation ist im selben Raum wie das Arbeitsdokument zugänglich.
Sie ist mit einer Archivdatei verknüpft, die den Signaturnachweis enthält, der im Falle eines Rechtsstreits benötigt wird.