La signature électronique correspond à la version dématérialisée de la signature manuscrite.
Ce n'est donc pas un scan de cette dernière !
Elle permet de garantir l'intégrité du document et d'authentifier le signataire.
Ce procédé, maintenant familier depuis plusieurs années, est largement utilisé par les fournisseurs de services comme les assurances ou les banques, lors de la souscription en ligne.
Sur Internet, nos données personnelles sont de plus en plus exposées et faciles à récupérer.
La signature électronique apporte une protection renforcée contre l'usage frauduleux d'identité.
La signature électronique peut être effectuée de n'importe où. Elle permet donc de gagner du temps par rapport à une signature manuscrite.
Les documents numériques peuvent ainsi être signés simultanément par les signataires, quelle que soit la distance.
De plus les documents n'ont pas besoin d'être imprimés, ce qui permet de réaliser une économie de papier et de stockage.
La signature électronique s'appuie sur un système de double authentification :
Le signataire est invité à s'identifier sur une plateforme pour accéder aux documents à signer.
Il doit alors consulter les documents à signer dans leur intégralité.
Pour finaliser l'opération, le signataire doit saisir un code reçu sur son téléphone mobile et peut également avoir à téléverser une pièce d'identité pour valider la procédure.
Une fois l'opération terminée les différentes parties peuvent télécharger le document signé avec son certificat de signature.
Ce certificat contient les données cryptées permettant d'authentifier le signataire et de garantir l'intégrité du document signé.
C'est lui qui revêtent la valeur juridique de la procédure de signature électronique.
La législation définit plusieurs niveaux des signatures électroniques, notamment : simple avancée et qualifiée.
Le prestataire de confiance Yousign retenu par l'université propose une signature de niveau avancé.
Elle permet de signer des contrats de travail, des mandats de prélèvement, des devis, des contrats ou des avenants, des factures, ou encore des appels d'offres.
Dans ce dernier cas, le signataire devra téléverser sa pièce d'identité pour vérification.
Ce niveau de signature électronique ne permet toutefois pas de signer des contrats de la commande publique et documents associés ou des factures transmises à l'administration fiscale.
Dans ces cas, il faut une signature qualifiée.
Terminons sur quelques bonnes pratiques...
Conservez méthodiquement vos documents signés électroniquement avec leur certificat de signature.
Il n'est pas utile d'imprimer un document signé électroniquement, puisque c'est le certificat de signature qui revêt la valeur juridique.
Vous ne devez pas mélanger signature électronique et signature manuscrite sur un même document.
En effet l'intégrité d'un document signé puis numérisé n'est plus garantie et sa sécurité juridique est affaiblie.
Enfin, assurez-vous d'une bonne communication avec les signataires.
Vérifiez notamment que ces derniers sont suffisamment à l'aise avec les nouvelles technologies,et en capacité d'utiliser la signature électronique !