Bienvenue dans le tutoriel GoFAST sur l'utilisation de la signature électronique.
Pour faire signer un document dans GoFAST, vous devez créer un nouveau processus de diffusion de documents, et vous assurer que les utilisateurs signataires ont accès aux documents à signer.
Un nouveau processus de diffusion peut être créé depuis l'icône "Engrenages" du Menu d'accès rapides...
Depuis le panier de contenus...
Ou directement depuis l'onglet "Tâches", associé à un contenu.
Notez que ces 2 dernières options présentent l'avantage de pré-renseigner les documents à diffuser.
Indiquez un titre, et une date d'échéance pour votre processus.
Attention : un processus est considéré comme échu dès que la date est atteinte.
Choisissez les documents que vous souhaitez soumettre à signature...
Si ces documents sont des versions éditables, il convient de les publier, c'est à dire les mettre en .pdf, avant validation ou signature.
Vous pouvez ensuite ajouter autant d'étapes de travail, de validation, et de signature que vous le souhaitez.
Lorsque vous ajoutez une étape, renseignez le nom de l'utilisateur concerné, ainsi que l'option d'étape correspondante. Pour l'étape de signature, commencez par choisir un type de signataire.
Un utilisateur de GoFAST doit avoir renseigné un numéro de téléphone mobile dans son profil, pour être un signataire valide.
Il est également possible de faire signer un contact, c'est à dire une personne étrangère à la plateforme GoFAST, à condition de renseigner toutes les informations demandées.
Choisissez ensuite la position de la signature. Notez que, dans GoFAST, un document peut se voir apposer jusqu'à 6 signatures.
Enfin, choisissez le type d'attribution.
Pour avoir une valeur juridique, la signature électronique doit comporter une double authentification, assurée par le prestataire Yousign.
Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur "Envoyer" pour lancer votre processus.
Il est possible de créer des modèles de processus pour les réutiliser. Le formulaire est identique, mais propose de créer le modèle au lieu d'envoyer le processus.
Un utilisateur de GoFAST reçoit les demandes de signatures dans la rubrique "Mes tâches en cours" de l'icône "Engrenages",
et dans l'encadré "Mes tâches" présent sur le Tableau de bord.
En cliquant sur "Exécuter la tâche", l'utilisateur bascule dans l'interface de Yousign.
Il peut y consulter les documents à signer, ainsi que l'historique du processus.
Il est nécessaire de parcourir les documents dans leur intégralité pour que l'option signer devienne disponible.
Dans le cas de l'envoi de plusieurs documents il est possible de choisir lesquels seront signés, ou non.
En cliquant sur "Signer", l'utilisateur reçoit un code par SMS pour valider la double authentification.
Il est possible de choisir sa signature entre une écriture calligraphiée ou une signature dessinée à la souris.
La publication ainsi créée et signée, est accessible dans le même espace que le document de travail.
Elle est associée à un fichier archive, contenant la preuve de signature, nécessaire en cas de recours juridique.